Oranje Fonds – Geautomatiseerd handtekeningen opvragen voor Burendag

Al 12 jaar zetten het Oranje Fonds en Douwe Egberts zich in voor Burendag. In 2018 heeft het Oranje Fonds, Growing Minds ingeschakeld om het proces van aanmelden te automatiseren.

 

Burendag is een jaarlijks terugkerend feest georganiseerd door Oranje Fonds in samenwerking met Douwe Egberts. Iedere vierde zaterdag van september komen buren samen en doen activiteiten met elkaar. Er worden bijvoorbeeld buurt barbecues georganiseerd, speeltuintjes opgeknapt of kennismakingen gehouden. Bij het Oranje Fonds kun je je activiteit aanmelden en een budget krijgen om het uit te voeren. Het doel van Burendag is om de sociale cohesie binnen de buurt te verbeteren. Als buurten met elkaar samenwerken worden deze leuker én veiliger.

Handtekening met pen en papier

Al 12 jaar zetten het Oranje Fonds en Douwe Egberts zich in voor Burendag. Om je aan te melden heeft de organisatie niet alleen de handtekening van de hoofdaanvrager van de activiteit nodig, maar ook deze van alle medeaanvragers. De afgelopen 11 jaar werden deze handtekeningen handmatig opgevraagd. De hoofdaanvrager kreeg een pdf doorgestuurd, die alle aanvragers moesten uitprinten, ondertekenen en opnieuw inscannen. De hoofdaanvrager verzamelde de documenten en stuurde deze terug. Dit zorgde ervoor dat veel activiteiten niet volledig werden aangemeld en dat er veel contact was tussen de klantenservice en de aanvragers van activiteiten over onduidelijkheden.

Tijd voor verandering

In 2018 heeft het Oranje Fonds, Growing Minds ingeschakeld om het proces van aanmelden te automatiseren. Wanneer de hoofdaanvrager nu zijn groep aanmeldt voor Burendag, komen zijn gegevens via FormSuite in Marketing Cloud terecht. Via Marketing Cloud wordt een e-mail verzonden naar de hoofdaanvrager, met een link om zijn of haar online handtekening te zetten. Daarnaast zit in deze e-mail een link voor e-mail of WhatsApp, die de hoofdaanvrager kan delen met de medeaanvragers. Op deze manier kunnen ook de medeaanvragers met een paar drukken op de knop handtekeningen achterlaten. Nadat de handtekeningen zijn verstuurd, krijgen zowel de hoofd- als medeaanvragers een bedankmail en worden zijn allen op de hoogte gehouden.

Wat was het resultaat?

Het Oranje Fonds heeft tijdbesparend en data-verrijkende voordelen gehad bij dit project. Niet alleen is door deze automatisering het contact tussen de aanvragers van activiteiten en de klantenservice sterk afgenomen, het Oranje Fonds had ook veel meer inzicht in de deelnemers van Burendag. Waar eerst alleen de gegevens van de hoofdaanvrager bekend waren, worden nu de gegevens van alle aanvragers opgeslagen in Salesforce. Voor volgende jaren kan deze data goed gebruikt worden om geïnteresseerden op de hoogte te houden van Burendag.

Terug naar cases